Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД

Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность». 

Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях.

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.

У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.

МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.

Подходят информационные системы: 

·                     операторов ЭДО;

·                     федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);

·                     аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);

·                     УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;

·                     Головного удостоверяющего центра;

·                     система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации;

·                     системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).

Сотруднк может отправлять МЧД двумя способами:

·                     отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет. 

·                     указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить: 

·                     срок действия доверенности;

·                     полномочия сотрудника, указанные в МЧД;

·                     электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно. 

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть: 

·                     информация о МЧД — название и номер, срок действия;

·                     данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);

·                     данные представителя и полномочия, которые он получает;

·                     возможность передоверия;

·                     электронная подпись, которой подписана МЧД.

Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер. 

Поэтому у сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.

В июле 2022 года законодатели разрешили передоверять полномочия из машиночитаемой доверенности. Руководитель может выдать сотруднику МЧД, позволяющую наделять полномочиями и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю не подписывать все МЧД компании). При этом действуют правила:

·                     Самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст.187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.

·                     В других случаях необходимо заверить у нотариуса МЧД, выданную в порядке передоверия. Например, если бухгалтер передоверяет доверенность другому сотруднику — нужно обращаться к нотариусу.

Главное — в цепочке передоверия МЧД всегда есть сама первая, «родительская» или «корневая» доверенность. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать. 

В разных системах у сотрудника могут быть разные машиночитаемые доверенности. И процесс работы с ними может несколько отличаться. Это связано с тем, что каждая система самостоятельно определяет формат и порядок работы с МЧД.

МЧД в налоговой отчетности уже работает

Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. 

Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов. 

Планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, системы алкогольной отчетности ЕГАИС РАР, Росстат, Росреестр. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.

Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) реализовали работу с МЧД, но не в полном объеме.  

Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Создать доверенность можно несколькими способами:

— в сервисах,

— на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС.

Реестр ФНС является распределенным — это блокчейн-платформа (данные хранятся сразу у нескольких участников реестра и будут доступны, даже если один из узлов сети перестанет работать). Хранение МЧД в распределенном реестре позволяет отправлять не документ электронной доверенности, а только ее реквизиты — по ним контрагент-получатель проверит всю необходимую информацию.

ВНИМАНИЕ! Машиночитаемая доверенность начинает действовать с 1 сентября 2023 г.

НО! Сертификаты сотрудников* разрешили использовать до окончания срока их действия, но не позже 31 августа 2024 г.

ПРИ ЭТОМ выпуск сертификатов сотрудников разрешается до 31 августа 2023 г.

С 1 сентября 2023 г. нельзя отправлять заявление на выпуск / продление сертификата сотрудника, можно выпустить только сертификат физлица
​​​​​​​и применять его с МЧД (машиночитаемая доверенность).

ПОЭТОМУ если Ваша организация используют сертификаты сотрудников и Вы не настроили все процессы по МЧД, то рекомендуем до 31 августа 2023 г. перевыпустить сертификат сотрудника и организация получит возможность работать с ним ещё год​​​​​​​.

ОСТАЛИСЬ ВОПРОСЫ?

Компания «АлгорИТм» проконсультирует Вас по работе с МЧД в 1С-ЭДО, а также окажет услугу по созданию электронной цифровой подписи «Базис ФЛ». Заявку на сертификат физлица можно оформить по т (8172)70-88-99, +7(921)716-88-99 или по электронной почте opt@algoritm35.ru

* Сертификат сотрудника — сертификат с данными организации, ИНН и ОГРН, но выпущен на лицо, не являющееся руководителем. Используя такой сертификат, можно передавать отчетность в СФР, Росстат, ФСРАР
​​​​без доверенности, в ФНС - с бумажной доверенностью​​​​​​​.