Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД

    Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД

    Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».

    Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях.

    Законодательство
    24 марта 2023

    Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД

    Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность». 

    Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях.

    Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.

    У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически.

    Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.

    МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.

    Подходят информационные системы: 

    ·                     операторов ЭДО;

    ·                     федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);

    ·                     аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);

    ·                     УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;

    ·                     Головного удостоверяющего центра;

    ·                     система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации;

    ·                     системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).

    Сотруднк может отправлять МЧД двумя способами:

    ·                     отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет. 

    ·                     указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.

    Получатель машиночитаемой доверенности может проверить: 

    ·                     срок действия доверенности;

    ·                     полномочия сотрудника, указанные в МЧД;

    ·                     электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

    Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно. 

    У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть: 

    ·                     информация о МЧД — название и номер, срок действия;

    ·                     данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);

    ·                     данные представителя и полномочия, которые он получает;

    ·                     возможность передоверия;

    ·                     электронная подпись, которой подписана МЧД.

    Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер. 

    Поэтому у сотрудника может быть несколько разных МЧД для разных задач: отчетности, ЭДО, портала ФНС и других госсистем.

    В июле 2022 года законодатели разрешили передоверять полномочия из машиночитаемой доверенности. Руководитель может выдать сотруднику МЧД, позволяющую наделять полномочиями и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю не подписывать все МЧД компании). При этом действуют правила:

    ·                     Самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст.187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.

    ·                     В других случаях необходимо заверить у нотариуса МЧД, выданную в порядке передоверия. Например, если бухгалтер передоверяет доверенность другому сотруднику — нужно обращаться к нотариусу.

    Главное — в цепочке передоверия МЧД всегда есть сама первая, «родительская» или «корневая» доверенность. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать. 

    В разных системах у сотрудника могут быть разные машиночитаемые доверенности. И процесс работы с ними может несколько отличаться. Это связано с тем, что каждая система самостоятельно определяет формат и порядок работы с МЧД.

    МЧД в налоговой отчетности уже работает

    Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

    Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. 


    Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов. 

    Планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, системы алкогольной отчетности ЕГАИС РАР, Росстат, Росреестр. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.

    Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) реализовали работу с МЧД, но не в полном объеме.  

    Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами

    Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

    Создать доверенность можно несколькими способами:

    — в сервисах,

    — на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС.

    Реестр ФНС является распределенным — это блокчейн-платформа (данные хранятся сразу у нескольких участников реестра и будут доступны, даже если один из узлов сети перестанет работать). Хранение МЧД в распределенном реестре позволяет отправлять не документ электронной доверенности, а только ее реквизиты — по ним контрагент-получатель проверит всю необходимую информацию.

    ВНИМАНИЕ! Машиночитаемая доверенность начинает действовать с 1 сентября 2023 г.

    НО! Сертификаты сотрудников* разрешили использовать до окончания срока их действия, но не позже 31 августа 2024 г.

    ПРИ ЭТОМ выпуск сертификатов сотрудников разрешается до 31 августа 2023 г.

    С 1 сентября 2023 г. нельзя отправлять заявление на выпуск / продление сертификата сотрудника, можно выпустить только сертификат физлица
    ​​​​​​​и применять его с МЧД (машиночитаемая доверенность).

    ПОЭТОМУ если Ваша организация используют сертификаты сотрудников и Вы не настроили все процессы по МЧД, то рекомендуем до 31 августа 2023 г. перевыпустить сертификат сотрудника и организация получит возможность работать с ним ещё год​​​​​​​.

    ОСТАЛИСЬ ВОПРОСЫ?

    Компания «АлгорИТм» проконсультирует Вас по работе с МЧД в 1С-ЭДО, а также окажет услугу по созданию электронной цифровой подписи «Базис ФЛ». Заявку на сертификат физлица можно оформить по т (8172)70-88-99, +7(921)716-88-99 или по электронной почте opt@algoritm35.ru

    * Сертификат сотрудника — сертификат с данными организации, ИНН и ОГРН, но выпущен на лицо, не являющееся руководителем. Используя такой сертификат, можно передавать отчетность в СФР, Росстат, ФСРАР
    ​​​​без доверенности, в ФНС - с бумажной доверенностью​​​​​​​.